Visionner la procédure : PROCEDURES DEPLACEMT AS ILES

Télécharger : Tableau type > Paroisse Thabor (avec repas) /IJSPF (sans repas) / AIR TAHITI – demande de réservation

Accueil sur Tahiti
des ELEVES et ACCOMPAGNATEURS des ILES

L’USSP vous accueille avec plaisir lors des différentes manifestations sportives sur Tahiti. Cet accueil est un service que nous vous offrons. Pour que votre séjour se passe dans les meilleures conditions, veuillez prendre connaissance des informations suivantes.

HÉBERGEMENT

Il est important de nous informer suffisamment tôt à l’avance de vos souhaits d’hébergement (voir tableau type) et de vos déplacements, certaines AS mettant régulièrement leurs élèves dans les familles sur Tahiti.

L’hébergement se fait soit à l’IJSPF (sans repas), soit à la PAROISSE THABOR (avec repas). Mais vous pouvez également trouver un autre lieu qui vous conviendra au mieux.

La répartition des chambres entre la paroisse et l’IJSPF se fait en fonction du nombre de nuits passées sur Tahiti et de l’effectif. Il y a donc par la force des choses des AS qui se retrouvent plus souvent dans l’un ou l’autre lieu d’hébergement. Si vous avez une préférence, veuillez nous l’indiquer, nous en tiendrons compte lors de la répartition de l’hébergement.

Hébergement à l’ « Institut de la Jeunesse et des Sports »

L’hébergement à l’IJSPF consiste à regrouper une AS dans une même chambre contenant 2 à 8 lits au maximum. A votre arrivée, les clés sont dans vos chambres (dont la répartition vous est donnée, avant votre arrivée sur Papeete, par l’USSP). Il est interdit de manger à l’intérieur. Garder les chambres propres (une grande poubelle est installée dans le couloir). Eteindre la climatisation lorsque vous quittez la chambre et laissez les clés sur la table dans la chambre à votre départ (les clés seront récupérées par la femme de ménage).

Facturation des chambres depuis Janvier 2015

L’hébergement à l’IJSPF est facturé à l’USSP 300 frs/jour/pers dans des chambres de 8. En revanche, les chambres de 2 personnes, facturées 1000 frs/jour/pers sont à la charge des AS.

Enfin, les places étant limitées à l’IJSPF, les AS ayant effectué leur réservation en premier sont prioritaires. Les autres devront loger à la PAROISSE THABOR.

Repas

Il n’y a plus de service repas. Cependant, vous pourrez trouver :

– un petit self service dans l’enceinte d’Hyper U, situé à 50m,

– un snack, situé à 150m de l’IJSPF,

– Une pizzeria (‘Le Manguier’) au carrefour Fautaua (500 m à pied).

Vous avez également la possibilité d’utiliser la cafétéria de l’IJSPF pour consommer les repas que vous aurez acheté, l’IJSPF ne proposant pas de service de restauration.

Accès aux chambres

L’accès aux chambres se fait par la porte principale du bâtiment B. Si la grille métallique est fermée, l’accès se fait par l’escalier du milieu situé entre les bâtiments A et B (tout en haut).

Hébergement à la PAROISSE THABOR de PIRAE

L’hébergement à la paroisse se fait en dortoir (plus ou moins grand selon les « fare amuira’a ») : il est nécessaire de prévoir un drap, un coussin, et une couverture. Je vous demande la plus grande vigilance concernant le respect des locaux et des personnes qui nous accueillent.
La « charte de bonne conduite » qui se trouve sur le site de l’USSP doit être lue et signée par le responsable du groupe.

Repas

Les repas seront préparés selon vos demandes (voir tableau type) et facturés au prix de 1800xpf/jour/personne (tarif indicatif) répartis comme tel : petit déjeuner 400 cfp – déjeuner 700 cfp et dîner 700 cfp. L’USSP participe aux frais généraux d’hébergement de la paroisse et règle la facture totale à la paroisse pour des raisons pratiques. L’AS procèdera donc au règlement de sa facture directement à l’USSP. Toute commande de repas sera due. Les AS qui n’auront pas répondu dans les temps ne pourront bénéficier de ce service au dernier moment.

Merci de venir avec le chèque correspondant à votre remboursement à l’ordre de l’USSP.

 

BILLETS AVIONS   ILES / TAHITI

Les prises en charge pourront être à 100%, 50% voir 25% en fonction du budget et des subventions reçues. Nous ferons le nécessaire pour que chacun s’y retrouve. Pour des facilités administratives, l’USSP paye la totalité des billets auprès d’AIR TAHITI.  Veuillez venir avec le chèque correspondant à votre remboursement car le fond de réserve de l’USSP n’est pas insondable !

La demande de réservation(s) de vol(s) est réalisée par chaque établissement scolaire et donc par chaque responsable de groupe scolaire, de ce fait, elle doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

  • Le nom de l’établissement scolaire,
  • Le nom de la manifestation sportive justifiant le voyage,
  • Les nom et prénom du responsable du groupe scolaire ainsi que ses coordonnées téléphoniques et électroniques,
  • L’itinéraire de vol souhaité (date, parcours, horaires de départ souhaités),
  • La liste des voyageurs : noms et prénoms tels qu’indiqués sur les cartes d’identité nationale ou passeports,
  • Les dates de naissance des élèves.

Toute réservation devenue inutile doit être annulée par le responsable du groupe scolaire de façon à libérer le(s) siège(s) pour le(s) mettre à la disposition d’autres clients du Transporteur.

MODIFICATION DE RÉSERVATION DE VOL : Le responsable du groupe scolaire effectue la demande de modification de réservation de vol auprès de la Cellule Groupe du Transporteur par courrier électronique (group@airtahiti.pf), en mettant en copie l’USSP (sec.ussp@education.pf).

Si la modification concerne un changement d’horaire ou de date de vol, sans impact sur le tarif, le billet de passage est validé sans frais sur le nouveau vol réservé par le Transporteur.

Si la modification demandée implique une modification du tarif, notamment dans le cas d’une modification d’itinéraire, un nouveau billet de passage est émis moyennant des frais de modification de billets dont le montant est communiqué par la Cellule Groupes du Transporteur et facturé à l’AS.

PENALITES

ACCOMPAGNATEUR ELEVE
Modification de vol 1 500 XPF par coupon 1 000 XPF par coupon
Remboursement 1 500 XPF par coupon 1 000 XPF par coupon
Annulation 1 500XPF par coupon 1 000 XPF par coupon
Réémission du billet suite erreur ou changement de nom du fait du client 1 500 XPF par coupon soit 3 000 XPF l’aller-retour

1 000 XPF par coupon soit 2 000 XPF l’aller-retour

À noter : Pour toute modification de vol dont le tarif est supérieur à celui accordé à l’USSP, un réalignement tarifaire sera appliqué ainsi que les frais indiqués ci-dessus.

TRANSPORTS

ARRIVEE : Les transferts en bus de l’aéroport vers les lieux d’hébergement sont pris en charge par l’USSP. Vous les réservez (voir tableau type minimum trois jours avant) car, sans information de votre part, pas de transport. Afin de rentabiliser les trucks, des regroupements sont prévus lors des transferts, en fonction des arrivées et/ou départs des avions. Parfois donc, une attente à l’aéroport est à envisager, mais nous ferons le maximum pour l’éviter.

RETOUR : Important : lors d’un départ très matinal (du lieu d’hébergement pour l’aéroport), munissez vous du contact du transporteur pour confirmer votre transport la veille, voir d’un contact Taxi, en cas de cas de force majeur.

Vers les lieux de compétition

Il n’y a pas de transport prévu entre l’IJSPF ou le fare amuiraa et l’hippodrome, le centre sportif de Fautaua ou le stade PATER (2 km maximum).

 

 

VOTRE SEJOUR HORS COMPETITIONS

Entraînement

L’USSP ne prend pas en charge de déplacement vers une installation sportive pour l’entraînement d’une équipe (les installations sportives de l’IJSPF étant à un kilomètre au plus, sauf pour l’hippodrome et le centre de va’a – deux kilomètres).

Activités annexes

Il n’est pas dans les prérogatives de l’USSP d’organiser des activités annexes pour les équipes qui se déplacent sur plusieurs jours. Nous pouvons toutefois réserver une salle de cours dans l’enceinte de l’IJSPF afin d’organiser un travail scolaire de rattrapage. Vous pouvez également contacter « Taputu transports » qui pourrait être en mesure de vous transporter à votre guise et à votre charge (se renseigner au 87 77 19 62).

 

ORGANISATION DE VOTRE SEJOUR

Voici la procédure qui permettra à chaque AS de bien gérer son déplacement et ses vols :

  1. L’USSP indique à AIR TAHITI un quota de places, par AS îles et pour chaque manifestation organisée.
  2. Vous prenez contact avec la cellule groupe (Sandra au 40 86 40 23) ainsi qu’avec l’USSP par mail à : sec.ussp@education.pf pour gérer les modalités du voyage.
  3. Vous faites parvenir à Air Tahiti (USSP en copie) la liste des élèves et l’activité sportive pour laquelle ils viennent dans les plus brefs délais pour permettre l’émission des billets.
  4. Vous informez l’USSP de vos heures d’arrivées et de départs.
  5. En cas d’annulation d’un passager, prévenir absolument AIR TAHITI et l’USSP : des pénalités financières peuvent être retenues et facturé à l’AS.
  6. L’USSP paye la totalité des billets d’avion et se fait rembourser par l’AS, selon les cas. Si vous emmenez des élèves supplémentaires, le remboursement est à faire par chèque lors de votre séjour sur Tahiti.
  7. Vous précisez si vous souhaitez un transfert « aéroport / hébergement » par l’USSP. Sans demande de votre part, nous considèrerons que vous êtes autonomes (enfants en famille, location de voiture, …).
  8. Vous précisez votre souhait d’hébergement et de repas par mail (voir tableau type) au secrétariat de l’USSP.
  9. Vous emmenez les chèques correspondant à vos différents paiements.

Ainsi, pour garder un bon souvenir de votre séjour à Tahiti, organisez-vous suffisamment tôt à l’avance, communiquez nous vos besoins (voir tableau type) afin que nous puissions vous rendre service sans que cela ne devienne une charge supplémentaire pour l’équipe de l’USSP.

Merci à vous et au plaisir de vous voir à Tahiti ou Moorea !

Qui sommes-nous ?

Une équipe dynamique, au service des jeunes sportifs scolaires du second degré de la Polynésie Française.

Abonnez-vous à notre newsletter

Nous contacter

BP 51 141 - 98 716 PIRAE - PF
Tél/Fax : (+689) 40 46 27 16
Courriel : sec.ussp@education.pf

Situé à Pirae, site Tuterai Tane, siège de la D.G.E.E